Organização financeira: aprenda a fazer gestão de custos do negócio

Gerenciar uma empresa é um trabalho complexo. Não importa o tamanho do negócio, você precisa administrá-lo com responsabilidade.

E quando se trata de dinheiro, essa responsabilidade é ainda maior. Ele faz a roda girar, não há dúvida. Gastos e ganhos são duas constantes preocupações do gestor, bem como prejuízos e lucros.

Veja abaixo o guia que desenvolvemos para você sobre organização financeira nas empresas. Compreenda que conhecimento e disciplina são muito importantes para uma boa gestão!

O que é organização financeira empresarial?

Vamos começar pelo conceito. Organização financeira é um conjunto de ações que permitem manter controle sobre os processos financeiros do negócio, envolvendo planejamento e gestão dos recursos empresariais. Em outras palavras, ela considera o comportamento do dinheiro.

Para garantir a organização das finanças, os indicadores financeiros são da máxima importância. Também são necessários:

• sistemas de gestão e ferramentas tecnológicas;
• metodologia de controle;
• gestão monetária.

A partir de uma boa administração financeira, a empresa consegue:

• efetuar investimentos em médio e longo prazo;
• equilibrar as finanças;
• estruturar reservas de emergência.

Qual é a importância da organização financeira?

Toda empresa precisa gerenciar o dinheiro e todos os outros aspectos para obter receitas e prosperar. As finanças envolvem as contas a receber e as contas a pagar.

Os erros são muito frequentes nesse sentido. Consequentemente, as reservas financeiras vão diminuindo — às vezes, imperceptivelmente. Mas os efeitos vão se fazer sentir hoje, amanhã ou depois de amanhã.

Imagine sua empresa como um carro e o setor financeiro como o conjunto de pistões no motor desse veículo. Ele é que movimenta a máquina, mas precisa se integrar a outros sistemas (vendas, estoque, RH, marketing).

Como fazer o planejamento financeiro?

O planejamento financeiro permite antecipar riscos, analisar com cuidado pontos como margem de lucro e precificação, contemplar o pagamento de fornecedores e de tributos.

O passo inicial para o planejamento financeiro é analisar o cenário atual do negócio. É importante levantar todas as contas a pagar e a receber, as previsões de entradas, as despesas e assim por diante. Dessa forma, o gestor tem condições de detectar problemas que exijam intervenção.

Considere, por exemplo, que se os rendimentos dos investimentos não forem os esperados pela empresa, é fundamental considerar se ainda vale a pena manter esses investimentos, fazendo novos aportes.

O planejamento tributário também é importante. A carga tributária do Brasil é muito alta. A legislação pertinente é complexa e muda com frequência.

O planejamento tributário consiste na avaliação e na escolha do melhor regime tributário. Cada empresa pode mudar de regime anualmente. Mas é necessário escolher com cuidado o regime para não ser prejudicado no decorrer do ano. No Brasil, existem os seguintes regimes:

• Simples Nacional: regime destinado a microempreendedores individuais, microempresas e pequenas empresas e caraterizado pelo pagamento dos principais tributos por meio de um único documento, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional);
• Lucro Real: regime em que a incidência dos impostos se dá sobre o lucro real da empresa (é obrigatório para determinadas empresas);
• Lucro Presumido: regime em que a alíquota incide sobre um valor presumido de lucro (pode ser vantajoso para algumas empresas prestadoras de serviços).

O planejamento tributário, contudo, não se limita a definir o melhor regime tributário. Ele vai além, servindo para que a empresa consiga reduzir tributos de forma legal. Nesse sentido, ele considera as possibilidades de elisão fiscal, incluindo o aproveitamento de créditos tributários e de incentivos fiscais.

Quais são as melhores práticas de gerenciamento financeiro?

Para manter uma boa organização financeira, algumas práticas são recomendadas. Veja algumas delas.

Faça o controle de caixa

Entradas e saídas requerem monitoramento para compreender a origem e a destinação dos recursos. Desse modo, podemos identificar:

• a geração de caixa de cada mês e os lucros conquistados;
• se é possível eliminar algumas despesas;
• se existe saldo que possa ser dedicado aos investimentos.

A organização financeira, por meio do controle de caixa, permite administrar o orçamento, identificar todas as obrigações e definir quais são os prazos que precisam ser cumpridos para que a empresa não se sujeite a juros e multas.

Registre todas as operações financeiras

Sem registrar corretamente todas as operações financeiras, é complicado manter as contas sob controle. É necessário, portanto, registrar tudo que sai e tudo que entra para auxiliar nos cálculos financeiros, nas projeções, nas solicitações de crédito, nos orçamentos, nos relatórios econômico-financeiros.

Sejam muitas ou poucas, de alto ou de pequeno valor, as movimentações financeiras devem ser registradas. As transferências entre contas da empresa (se existirem) também precisam de registro.

A partir de softwares específicos, essa tarefa se torna mais simples, e você poderá avaliar se a realidade da empresa está compatível com a realidade do caixa.

O ideal é que a gestão de caixa e o registro das operações financeiras sejam realizados pela mesma pessoa. Para tornar mais fácil o registro de toda a movimentação financeira, você pode seguir as dicas abaixo:

• pedir que os funcionários entreguem as notas fiscais e os recibos de toda venda efetuada;
• usar cartões de crédito/débito nas operações, porque eles registram mudanças financeiras de forma automática;
• armazenar toda nota fiscal e qualquer recibo, que servem como referência se acontecer discordância de valores.

Separe os gastos

Outra orientação que pode parecer óbvia, mas nem sempre seguimos, é separar os gastos. Geralmente, as pessoas usam o dinheiro da empresa para honrar algum gasto pessoal. Se isso se tornar um hábito, poderá se tornar arriscado e prejudicial — principalmente se a empresa tiver sócios.

Se um sócio tira dinheiro para gastos pessoais, o outro também pode tirar. Esse raciocínio é muito nocivo para a saúde financeira da organização.

O ideal é separar os gastos da empresa dos gastos pessoais. Assim, você evita que os lucros sejam insuficientes para cobrir os custos, o que significa prejuízo financeiro.

No caso de sociedade, cada sócio já tem direito a uma parte dos lucros. Se existir apenas um proprietário, o pró-labore representa seu salário. Esse valor pode ser usado na vida pessoal. Respeite o que você ganha, respeite o que pertence à empresa — esse é um dos segredos da organização financeira.

Crie um fundo de reserva

O fundo de reserva é um valor que se destina a suprir as necessidades imprevistas da empresa. É uma estratégia que ajuda a reduzir os impactos de situações inesperadas sobre as finanças.

Para ter esse fundo de reserva, é fundamental gerar acúmulo de capital. Assim, uma parcela do lucro líquido (lucro já sem encargos e tributos) pode ser direcionada para investimentos de alta liquidez e baixo risco. Dessa forma, você consegue unir mais segurança e pode resgatar o dinheiro quando precisar.

Para começar, recomendamos o Tesouro Direto, cuja liquidez é elevada. Entre as opções oferecidas por esse investimento, o Tesouro Selic é o mais indicado para a composição de uma reserva de emergência porque não gera prejuízos se for necessário sacar antecipadamente o capital, ou seja, antes do prazo contratado. Outra sugestão é investir em Certificado de Depósito Bancário (CDB) com liquidez diária.

Vale lembrar que o Tesouro Selic e o CDB recebem incidência do Imposto de Renda (IR), que segue uma Tabela Regressiva, ou seja, diminui conforme o prazo aumenta: varia de 22,5% (6 meses de investimento) a 15% (acima de 2 anos).

Saques feitos com menos de 30 dias a partir da data de aplicação estão sujeitos à incidência de IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).

Mesmo com a incidência desses impostos, esses investimentos ainda são mais vantajosos que a poupança, porque oferecem uma rentabilidade mais alta.

Faça projeções para o longo prazo

A organização financeira requer um planejamento de longo prazo, envolvendo a empresa e o mercado. É uma prática que ajuda a fazer o alinhamento dos recursos e dos investimentos de forma que o negócio se movimente com as receitas que serão geradas. Dessa forma, evitamos problemas futuros com o capital de giro.

As projeções em longo prazo envolvem, entre outras coisas, o planejamento de vendas, a questão da sazonalidade, o controle de estoque, os aspectos relacionados aos funcionários (contratação, demissão, treinamento e capacitação), e assim por diante.

Conhecendo como funciona o ciclo operacional das atividades corporativas, é possível determinar o total das despesas que há em cada etapa (compra de matéria-prima, estocagem, produção, venda, pagamento) para que elas (as despesas) sejam planejadas conforme o potencial de retorno que oferecem.

Procure a ajuda de especialistas financeiros

Geralmente, o pequeno empreendedor não apresenta conhecimento necessário sobre contabilidade e administração, o que gera muitos erros financeiros. Para evitar falhas que podem ser muito prejudiciais, o correto é contar com a ajuda de profissionais qualificados (contador, administrador).

Esses profissionais darão boas orientações sobre a organização financeira, retificando falhas na administração do dinheiro e tirando as dúvidas sobre finanças.

Como se sabe, o contador é de fundamental importância para a vida de uma empresa, desde a abertura até o encerramento das atividades. A contabilidade, entre outras coisas:

• coleta e registra dados financeiros, elaborando demonstrativos como DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e Balanço Patrimonial;
• contribui para o controle financeiro;
• identifica oportunidades de mercado.

A contabilidade gerencial é, atualmente, um conceito muito comum no mundo corporativo. Nesse sentido, ela é altamente estratégica, dando suporte à tomada de decisões sobre assuntos relevantes e contribuindo em ações como planejamento tributário (para redução de tributos) e até precificação de produtos.

Obtenha crédito de forma planejada

Um erro muito comum nas empresas é obter empréstimos sem planejamento. Todo empréstimo envolve juros, o que pode comprometer seriamente a saúde financeira do negócio. As dívidas podem se tornar uma grande bola de neve, e uma empresa muito endividada, sem condições de saldar todos os débitos, fica desestruturada.

É fundamental pesquisar por linhas de crédito bem definidas, que sejam compatíveis com a realidade do negócio. É preciso avaliar taxas, prazos, custos e limites antes de contratar um empréstimo, considerando que eles são variáveis de banco para banco e conforme as linhas de financiamento.

Existem financiamentos voltados especificamente para empresas. Eles oferecem capital de giro para investimentos (como compra de equipamentos) e para cobrir outras necessidades, como o pagamento de funcionários.

Redução de custos

Existem custos que podem alavancar os resultados empresariais. Entre essas despesas, podemos citar aquelas feitas com marketing, viagens de vendas e outras.

Mas há custos não estratégicos, que não agregam valor ao negócio, e podem ser reduzidos. Podemos citar custos com tributos, aluguel, energia elétrica, água, materiais de limpeza e de escritório.

De qualquer maneira, é importante analisar e diminuir custos em geral, desde que a redução não afete a qualidade dos resultados.

Por exemplo, é importante saber como reduzir os custos de estoque e, ao mesmo tempo, garantir que ele permaneça sempre abastecido. Assim, não haverá excessos nem carência. Não faltarão os itens procurados pelos consumidores nem haverá desperdícios. Daí a importância de calcular o ponto de pedido, ou seja, o momento mais propício para fazer novos pedidos, considerando a quantidade de itens restantes disponíveis.

Nunca descuide da segurança na empresa, julgando que aplicar dinheiro nessa área não é estratégico. Há obrigações a cumprir. Além disso, a preocupação com a segurança e a saúde do colaborador revela humanização no trabalho corporativo. Os funcionários se sentem beneficiados e satisfeitos em fazer parte do grupo — consequentemente, isso aumenta a produtividade, já que eles trabalham com mais vontade e engajamento.

Considere ainda que acidentes de trabalho e outros sinistros dentro da empresa podem custar ônus muito altos para o negócio.

Enfim, é possível reduzir custos de todas as formas, em todos os setores. No marketing, há a opção de investir em marketing digital e combiná-lo com recursos de marketing convencional. O marketing digital, além de envolver menos custos, pode oferecer excelentes resultados, desde que seja bem aplicado.

Você pode, ainda, determinar metas de gastos semanais, quinzenais, mensais, semestrais e/ou anuais. É uma forma de se exercitar na prática da economia.

Fique atento à economia nacional e internacional

A organização financeira de uma empresa não pode deixar de lado o cenário econômico nacional. Questões internacionais também podem influenciar sobre as finanças do Brasil e, consequentemente, sobre o seu próprio negócio.

É o caso, por exemplo, do câmbio: o valor das moedas estrangeiras (principalmente o dólar) em relação ao real. São valores que aumentam ou diminuem constantemente, sendo importantes principalmente para empresas que praticam exportação/importação.

O aumento do preço do petróleo, que afeta o preço dos combustíveis e das mercadorias, está associado a fatores nacionais e internacionais.

É fundamental ficar alerta às tendências do mercado e à situação econômica do país, do estado ou da cidade. A empresa não está isolada do meio externo — ao contrário, ela atua justamente nesse meio, sendo condicionada por ele. O que ocorre na economia nacional se reflete internamente e, muitas vezes, é decisivo para a tomada de decisões da empresa sobre aspectos financeiros.

Monitore os indicadores financeiros

Acompanhar indicadores financeiros é importante para analisar a saúde financeira da empresa. Eles contribuem também para a identificação de gargalos que precisam de correção e de pontos fortes que precisam de consolidação.

Entre os indicadores financeiros, podemos citar:

• nível de liquidez;
• ROI (Retorno Sobre o Investimento);
• ROE (Retorno Sobre Patrimônio Líquido);
• resultado líquido do exercício (prejuízo/lucro);
• YoY (crescimento anual do faturamento).

Recomenda-se definir um conjunto que reúna de seis a oito indicadores. Escolha os que mais se adequam às estratégias de seu negócio. Outro ponto a considerar é determinar metas de progresso e fazer o alinhamento de todos os profissionais para que alcancem os resultados almejados.

Implemente a gestão digital

Um sistema de gestão ajuda no acompanhamento financeiro do negócio. Ele automatiza diferentes etapas do processo e, assim, confere mais rapidez e exatidão nas informações registradas. Regularmente, novas informações entrarão no controle de finanças, originadas de diversas fontes.

Somente a utilização de planilhas eletrônicas pode ser desgastante. Além disso, há muito tempo desperdiçado com as atualizações. Já com o software de gestão, o controle financeiro é otimizado. Algumas de suas ferramentas realizam o cálculo automático das fórmulas que servem para monitorar os indicadores financeiros.

Outra vantagem do software de gestão é que ele gera e imprime relatórios de análise que permitem uma melhor compreensão da situação financeira da empresa. Assim, o gestor consegue decidir com base em dados sólidos.

Aprenda sempre mais

Não custa se aperfeiçoar, fazendo cursos avançados de Administração, Matemática Financeira e outros relacionados. Quanto mais conhecimentos você tiver na área, mais chances terá de manter as finanças sob controle.

Confira algumas dicas de livros que podem ajudar na gestão financeira da empresa:

• A Culpa é do Meu Contador (Douglas Gomes Filho): informações valiosas sobre contabilidade, mostrando como o gestor e o contador podem ser bons parceiros;
• Análise de Demonstrativos Financeiros e da Performance Empresarial (Flávio K. Málaga): ajuda a analisar as finanças de uma empresa e a interpretar o desempenho dos resultados;
• O Modelo Dinâmico de Gestão Financeira (Rodrigo Zeidan, Michel Fleuriet): esse modelo ajuda os gestores a ter uma visão detalhada das demonstrações financeiras e, assim, tomar boas decisões;
• Indicadores de Desempenho (Andresa S. N. Francischini, Paulino G. Francischini): explicações sobre como monitorar objetivos e metas com eficácia;
• Matemática financeira: Instrumentos financeiros para tomada de decisão em administração, economia e contabilidade (Luis Roberto Antonik): um manual de Matemática Financeira que explica os mais importantes conceitos da área, com aplicações que podem ser usadas no cotidiano das empresas e nos processos de tomada de decisão. 

Qual é a importância da Matemática Financeira?

A Matemática Financeira é fundamental para a organização financeira da empresa. É uma ferramenta valiosa para controlar o fluxo de caixa, a folha de pagamento, os investimentos, o fluxo de mercadorias, a precificação dos serviços e dos produtos, a definição da margem de lucro, o controle de gastos, os balanços, e outros processos.

Ela se destina à análise de dados financeiros de qualquer natureza. Nesse sentido, trabalha com conceitos como:

• patrimônio;
• capital;
• inflação;
• juros;
• empréstimos;
• lucro;
• investimento;
• fluxo de caixa;
• valor presente;
• valor futuro;
•  taxa de retorno;
• amortização.

Quando bem usada, a Matemática Financeira ajuda a aumentar os lucros e a diminuir os custos. Ela permite solucionar pequenos e grandes problemas dentro da empresa, fazendo a quantificação das transações financeiras e a análise do valor monetário ao longo do tempo.

Agora, vamos analisar quatro conceitos relevantes da Matemática Financeira para a organização financeira de uma empresa.

Juros simples

Eles constituem um modo de correção monetária em que se calcula a taxa a partir do capital principal, conservando o mesmo valor para o rendimento mensal.

Os juros simples incidem sobre algumas aplicações bancárias, pagamentos de tributos e outras operações.

A fórmula para o cálculo de juros simples é: J = C × i × t, onde:

• J = juros simples;
• C = capital;
• i = taxa de juros;
• t = prazo de duração.

Juros compostos

Os juros compostos são aqueles que são integrados ao dinheiro e formam um novo valor que também receberá juros. São conhecidos também como juros sobre juros. Os bancos utilizam esse regime nos financiamentos e na capitalização de aplicações financeiras.

Para a empresa, pagar juros compostos não é nada bom; mas receber juros sobre juros é ótimo. Por isso, os investimentos com rendimentos calculados com juros compostos são bastante atrativos. A fórmula do cálculo é: M = C × (1 + i) × t, onde:

• M = montante gerado pela aplicação;
• C = capital aplicado;
• i = taxa de juros;
• t = prazo de duração.

Amortização

O sistema de amortização é importante na hora de pagar os empréstimos realizados pela empresa. Trata-se da extinção da dívida por pagamentos regulares e planejados. Há diferentes sistemas de amortização:

• pagamento único (pagamento completo no final do prazo);
• pagamentos variáveis ou diferenciados;
•  SAC (Sistema de Amortização Constante), em que a amortização é constante em cada período;
• americano (pagamento com juros calculados mensalmente no final do prazo);
• Price ou francês, em que as parcelas são iguais;
• SAM (Sistema de Amortização Mista), que combina SAC e Price;
• alemão (juros pagos antecipadamente, parcelas iguais).

Risco X retorno

A Matemática Financeira também é necessária na hora de calcular o retorno de um investimento. Por meio dela, é possível calcular não somente a taxa de retorno, mas os riscos que o investimento envolve. Os softwares usados para calcular o risco X retorno se baseiam em Matemática Financeira. Dessa forma, é possível aplicar o dinheiro com mais segurança.

Não deixe a saúde financeira de sua empresa ficar abalada. Promova a organização por meio de práticas recomendadas (controle do fluxo de caixa, registro das movimentações financeiras, separação dos gastos, criação de um fundo de reserva, projeções em longo prazo, ajuda de especialistas financeiros, implementação da gestão digital). E o fluxo de caixa é o coração do negócio — nunca esqueça!

Cuide da organização financeira da sua empresa para que o dinheiro permaneça girando e sustente as operações e os processos necessários à sobrevivência dela.

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